¿Qué es XBRL?

¿Qué es XBRL?

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) es un estándar disponible de manera gratuita para el intercambio de información de negocios.

Si tradujéramos literalmente el significado, sería algo como Lenguaje Extensible para Reportes de Negocios, lo cual define de manera práctica lo que en realidad es: un lenguaje para reporteo utilizado en el ámbito de negocios y éste es extensible.


¿A qué se refiere con Reportes de Información de Negocios?

Todos sabemos que al interior de las empresas, se generan muchos reportes:

  • Detalle de cálculo de impuestos
  • Reportes anuales de ingresos
  • Cifras de ventas trimestrales de la empresa

Cada uno de estos reportes contiene datos, los cuales son simplemente un grupo de “hechos” relacionados entre sí, que constituyen dicho reporte, estos hechos podrían ser:

  • El Periodo de reporte
  • El ingreso anual de la compañía
  • Número de clientes totales
  • Cifra de ventas por concepto de servicios
  • Número de elementos existentes en el inventario

En otras épocas, tales reportes eran creados al reunir todos los hechos relevantes y transcribirlos en un formato de papel impreso el cual era enviado a los interesados para qué leyeran tales hechos.

Esto suena engorroso, y lo es. Pero puede volverse mucho peor; diferentes actores interesados en los reportes requieren datos en diferentes formatos, pero los hechos que los componen pueden ser prácticamente los mismos. Esto requiere que una persona o un departamento encargado de generar estos reportes deban reunir esos mismos hechos en diferentes grupos y sumatorias para la realización de cada uno de ellos.

XBRL provee una mejor manera de crear, compartir, así como de usar los datos contenidos en los reportes de las empresas. Además, define un formato electrónico estandarizado para el reporteo, permitiendo que las computadoras, creen, validen y los procesen de manera automática, también define un mecanismo para proveer una definición común del significado de los “hechos” que se contienen. El encargado de generarlos podría simplemente elaborar un solo reporte conteniendo todos, dejando al receptor seleccionar los más relevantes, combinándolos de cualquier manera que se ajuste a sus necesidades. La definición común asegura que cada receptor interprete los hechos de la misma manera.

Otro aspecto interesante es la distinción entre los campos predefinidos en un formato y los que se utilizan para la captura de hechos. El formato impreso es una plantilla que contiene lo que se necesita reportar y será definido una sola vez por el receptor. Los campos de captura de hechos son los contenidos en el reporte, creados cada vez que se elabora alguno.

El estándar XBRL también hace uso de estas distinciones:

  • Una definición de lo que debe o puede ser reportado es descrito en lo que se conoce como una taxonomía. La taxonomía define los “conceptos” que pueden ser reportados en el ámbito de las empresas.
  • Un reporte en sí, es llamado un documento instancia. Este documento contiene los hechos que están siendo reportados. Un documento hace referencia a una taxonomía para darle significado a los hechos. En el documento cada hecho está ligado a su concepto correspondiente en la taxonomía.

¿Por qué se considera que XBRL es extensible?

Otra premisa de XBRL es que es extensible. Podemos entender esta característica regresando al ejemplo de los formatos impresos:

Supongamos que se define un requerimiento de reporte para cualquier empresa dentro de la Comunidad Europea, y el cual, probablemente estaría en idioma inglés, pero la mayoría de las empresas quisieran tener un formato en su propio idioma, ya que traducir conceptos contables no es una tarea trivial y esto requeriría versiones por separado del mismo formato en cualquiera de los idiomas solicitados.

En algunos países el gobierno actualmente podría requerir parte de la información solicitada por la Comunidad Europea con algunos conceptos adicionales específicos de dicho país. Para evitar tener que enviar y recibir dos formatos con requerimientos muy similares, ambos formatos podrían ser combinados en uno específico. Esto de nueva cuenta requeriría de versiones adicionales del mismo formato.

XBRL provee una manera de soportar estos requerimientos. La comunidad europea debería crear una taxonomía para definirlos. La traducción “técnica” de los conceptos de la taxonomía a “etiquetas” legibles para los usuarios, está contenida en lo que se llama el linkbase de presentación. Cada idioma disponible en la comunidad europea tendría su propio linkbase o puede contener etiquetas para cada idioma requerido. No es necesario repetir la definición actual de los conceptos para cada uno de los idiomas.

Un país que requiera extender la taxonomía creada por la Comunidad Europea simplemente crearía su propia taxonomía la cual haría referencia a la ya existente para todos los conceptos comunes. Las taxonomías de los diferentes países sólo requieren definir los conceptos específicos según sea el caso.


¿Por qué XBRL es un lenguaje?

La L en XBRL se refiere a Lenguaje. Un lenguaje XBRL proporciona una manera de expresar taxonomías y documentos instancia en un formato libre de ambigüedades, la cual es un requerimiento indispensable para permitir que las computadoras puedan manejar e interpretar de manera automática los documentos.

El lenguaje XBRL está basado en un varios “estándares mundiales” tales como XML y sus distintas especificaciones.


¿Por qué debería adoptar mi organización XBRL?

Muchas compañías que deben reportar su información financiera bajo el estándar XBRL por motivos de regulación, sin embargo lo perciben como un dolor de cabeza regulatorio que tienen que sobrellevar.

Cuando se concibió XBRL, se diseñó para ser un estándar global para el reporteo de información financiera y de negocios, se creó para ser una herramienta útil la cual mejorara el acceso, intercambio, la validación, consistencia y transparencia de los datos.

Pero, ¿Por qué las empresas y corporativos no perciben estos beneficios en primera instancia? ¿Es acaso porque su primer contacto con XBRL es una imposición de un organismo regulador? Actualmente más de 10,000 compañías públicas alrededor del mundo están adoptando XBRL. ¿No deberían estas compañías intentar beneficiarse de la adopción de esta nueva tecnología?


El ejemplo del código de barras

Cuando los códigos de barras se concibieron por primera vez, no fueron comprendidos o implementados por muchos años porque simplemente nadie los entendía. Los códigos de barras comenzaron a ser usados en los supermercados cuando la Asociación Nacional de Cadenas de Comida solicitó a los fabricantes de equipo que desarrollaran algunos que pudieran leer códigos de barras. En 1967, RCA desarrolló el lector de código de barras que permitió que las tiendas pudieran experimentar con esta nueva tecnología. Inicialmente, los códigos de barras eran pre-impresos en etiquetas de tal manera que los empleados de las tiendas pudieran pegarlos a los productos que vendía. Durante las pruebas iniciales de la tecnología, muchas lecciones fueron aprendidas, incluyendo:

  • La necesidad de un estándar universal de códigos de barras con una taxonomía robusta de definiciones de productos y sus atributos
  • Que los códigos de barras fueran impresos en los empaques de los productos antes de ser entregados a las tiendas
  • Producción masiva de lectores de códigos de barras capaces de leer códigos universales estándar

Las compañías reconocieron los beneficios y el valor de los códigos de barras e invirtieron capital para la implementación de los sistemas que ahora son tan comunes que existen en cada tienda y en muchas aplicaciones industriales.


La comparación con XBRL

La invención y desarrollo de XBRL ha sido mucho más planeada y administrada. En contraste, taxonomías universales fueron desarrolladas previamente a las implementaciones como las de la SEC o la BMV. Esto confiere grandes ventajas a los usuarios de XBRL, porque cada compañía pública puede utilizar la misma taxonomía, por ejemplo, la del organismo de normas internacionales IFRS. Esto se traduce en una fuente pública gratuita de reportes financieros corporativos que son legibles para las computadoras, fácilmente entendibles y muy comparables. Más allá, virtualmente cualquier herramienta de software es capaz de reconocer XBRL porque programáticamente hablando es lo mismo que XML, un estándar para almacenar y transferir datos que es ampliamente utilizado en los sistemas corporativos y en las aplicaciones web.

De cualquier manera, la existencia de una taxonomía estándar universal no impide que una compañía desarrolle su propia taxonomía interna para describir en detalle todos los datos que se utilizan en su ambiente de negocios y de reporteo de información financiera.

La ventaja de crear una taxonomía XBRL interna estandarizada es que permite que puedan ser incluidos “metadatos” en los hechos de negocio o financieros que reporta. Los “metadatos” incluidos describen cada hecho en detalle de tal manera que cualquier software pueda entender el significado de cada uno.


¿Qué ventajas ofrece XBRL para mi organización?

Procesamiento automatizado de datos.

Las etiquetas XBRL reducen y eliminan la necesidad de que los empleados capturen manualmente datos en aplicaciones como Excel u Oracle para transferir la información a herramientas electrónicas como EMISNET o un sitio web. Ya que las computadoras pueden leer las etiquetas de identificación fácilmente, por lo tanto no hay necesidad de comparar manualmente los datos capturados.

Validación de datos.

La captura de datos de forma errónea es analizada en el instante y resaltada automáticamente al utilizar un editor XBRL permitiendo que los visores de documentos validen previamente la información antes de ser presentada al usuario de tal manera que se tenga un alto grado de confiabilidad en la información contenida.

Ahorro de Costos.

Una herramienta usada previamente a través de Internet que es similar a XBRL es el HTML. Cualquiera que haya utilizado HTML conoce lo engorroso que pueden ser las etiquetas. Antes del establecimiento de la taxonomía de la SEC, muchas compañías públicas presentaban sus reportes financieros utilizando HTML, hojas de cálculo o PDF lo cual era susceptible a más errores y una auditoría más lenta de los datos. Combinados, equivalía a costos más altos para enviar, recibir, validar y auditar estados financieros.

Ahorro de Tiempo

Uno de los más grandes beneficios obtenidos de la adopción de XBRL es el ahorro de tiempo. Por ejemplo, en el pasado podía tomar una hora el localizar un fragmento de datos usando una herramienta más antigua; utilizando XBRL tomaría menos de un segundo localizar dicho dato. Ya que los sistemas permiten la automatización de la comunicación máquina a máquina, los contadores, los reguladores y los auditores pueden recibir y comenzar a revisar la información en bloques de datos de estudio en un tiempo mucho menor. La reducción de tiempo permitirá enfocarse en mayor medida en el análisis lo cual prevendría la fluctuación de un mercado.

Análisis de Datos.

Los negocios pueden utilizar software para automatizar la validación electrónica de los datos recibidos a través de XBRL. El software también puede analizar los datos y detectar problemas de alto nivel que los auditores y los contadores pueden examinar con mucho mayor detalle de lo que anteriormente lo hacían. El análisis más detallado y profundo brindará a los tomadores de decisiones mayor confianza para tomar decisiones financieras que impactan a sus compañías, al mercado y a la comunidad global. Adicionalmente, los bancos y otras instituciones financieras pueden analizar aplicaciones de préstamos, así como acceder a los registros del historial de crédito del solicitante y reducir significativamente la aceptación de préstamos a solicitantes de mayor riesgo.

Conclusiones

Las compañías públicas se verán forzadas en el futuro a reportar su información financiera haciendo uso de XBRL, por lo que XBRL llegó para quedarse. Los ejecutivos deberían considerar el exigir que sus proveedores de software actuales que implementen esta tecnología de manera profunda en sus aplicaciones y estructuras de bases de datos. También beneficiaría a muchas compañías el comenzar discusiones internas acerca de cómo podrían implementar los datos etiquetados por XBRL y utilizarlos dentro de sus organizaciones. Estas discusiones serán muy enriquecedoras y productivas cuando se involucren actores de los grupos de finanzas, auditoría interna y tecnología de la información.

Las compañías también podrían beneficiarse al iniciar pequeños programas piloto para explorar maneras de ganar una ventaja competitiva al simplificar el acceso así como el análisis de datos de negocio y financieros de una manera más eficiente al mismo tiempo que habilitan la validación automatizada y el acceso en tiempo real a los datos. Al experimentar con soluciones basadas en XBRL para el manejo interno de datos, las compañías podrían comenzar a beneficiarse de las grandes ventajas que ofrece este estándar.